I virksomhetsskriving, teknisk skriving, og andre former for sammensetningen, bruksanvisning er skriftlige eller muntlige instruksjoner for å utføre en prosedyre eller utføre en oppgave. Det heter det også lærerik skriving.
Trinn-for-trinn-instruksjoner bruker vanligvis Tredje person synspunkt (du, din, din). Instruksjoner formidles vanligvis i aktiv stemme og den imperative stemningen: Adresser din publikum direkte.
Instruksjoner skrives ofte i form av et nummerert liste slik at brukere tydelig kan gjenkjenne sekvensen til oppgavene.
Effektive instruksjoner inkluderer vanligvis visuelle elementer (for eksempel bilder, diagrammer og flytdiagrammer) som illustrerer og tydeliggjør tekst. Instruksjoner beregnet for et internasjonalt publikum kan stole på fullstendig på bilder og kjent symboler. (Disse kalles ordløse instruksjoner.)
Observasjoner og eksempler
"Gode instruksjoner er entydige, forståelige, fullstendige, konsistente og effektive." (John M. Penrose et al., Bedriftskommunikasjon for ledere: En avansert tilnærming, 5. utg. Thomson, 2004)
Den lettere siden av instruksjonene: Håndbok for de nylig avdøde
Juno: Ok, har du studert manualen?
Adam: Vi prøvde det.
Juno: Mellomgrensesnittkapittelet om hjemsøkelse sier alt. Få dem ut selv. Det er huset ditt. Hjemsøkte hus er ikke lette å komme med.
Barbara: Vi får det ikke helt til.
Juno: Jeg hørte. Riv ansiktene dine med en gang. Det gjør tydeligvis ikke noe bra å trekke hodet av foran mennesker hvis de ikke kan se deg.
Adam: Vi burde begynne enklere da?
Juno: Begynn ganske enkelt, gjør det du vet, bruk talentene dine, øv deg. Du burde ha studert disse leksjonene siden første dag. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin, og Geena Davis i Bille juice, 1988)
Grunnleggende funksjoner
"Instruksjonene har en tendens til å følge et konsistent trinnvis mønster, enten du beskriver hvordan du lager kaffe eller hvordan du monterer en bilmotor. Her er de grunnleggende funksjonene i instruksjonene:
- Spesifikt og presist tittel
- Introduksjon med bakgrunnsinformasjon
- Liste over deler, verktøy og nødvendige forhold
- Sekvensielt bestilte trinn
- grafikk
- Sikkerhetsinformasjon
- Konklusjon som signaliserer fullføring av oppgaven
Sekvensielt bestilte trinn er midtpunktet i et sett med instruksjoner, og de tar vanligvis mye av plassen i dokumentet. "
(Richard Johnson-Sheehan, Teknisk kommunikasjon i dag. Pearson, 2005)
Sjekkliste for skriveanvisning
- Bruk korte setninger og korte avsnitt.
- Ordne poengene dine i logisk rekkefølge.
- Avgi uttalelsene dine spesifikk.
- Bruke imperativ stemning.
- Sett det viktigste elementet i hver setning i begynnelsen.
- Si en ting i hver setning.
- Velg ordene nøye og unngå sjargong og tekniske vilkår hvis du kan.
- Gi en eksempel eller en analogi, hvis du tror at en uttalelse kan pusle en leser.
- Sjekk det ferdige utkastet ditt for logikk for presentasjonen.
- Ikke utelat trinn eller ta snarveier.
(Tilpasset fra Å skrive med presisjon av Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Hjelpsomme hint
"Instruksjoner kan være frittstående dokumenter eller en del av et annet dokument. I begge tilfeller er den vanligste feilen å gjøre dem for kompliserte for publikum. Vurder det tekniske nivået til leserne dine nøye. Bruk hvitt rom, grafikk og andre designelementer for å gjøre instruksjonene tiltalende. Det viktigste, sørg for å ta med henvisninger til advarsel, advarsel og fare før trinnene de gjelder for. "
(William Sanborn Pfeiffer, Lommeguide til teknisk kommunikasjon, 4. utg. Pearson, 2007)
Testinstruksjoner
For å evaluere nøyaktigheten og klarheten i et sett med instruksjoner, inviter en eller flere personer til å følge instruksjonene dine. Følg fremdriften for å avgjøre om alle trinn er fullført riktig på rimelig tid. Når prosedyren er fullført, ber du denne testgruppen rapportere om eventuelle problemer de kan ha hatt, og gi anbefalinger for å forbedre instruksjonene.