Hva er forretnings- og tekniske rapporter?

En rapport er et dokument som presenterer informasjon i et organisert format for en bestemt publikum og hensikt. Selv om sammendrag av rapporter kan leveres muntlig, komplette rapporter er nesten alltid i form av skriftlige dokumenter.

I "Samtidige forretningsrapporter" definerer Kuiper og Clippinger forretningsrapporter som "organiserte, objektive presentasjoner av observasjoner, erfaringer eller fakta brukt i beslutningsprosessen."

Sharma og Mohan definerer en teknisk rapport som "en skriftlig redegjørelse for fakta om en situasjon, prosjekt, prosess eller test; hvordan disse fakta ble konstatert; deres betydning; konklusjonene som er trukket fra dem; og [i noen tilfeller] anbefalingene som blir fremsatt "i" Forretningskorrespondanse og rapportering av rapporter. "

Rapporttyper inkluderer notater, referater, laboratorierapporter, bokrapporter, fremdriftsrapporter, begrunnelsesrapporter, samsvarsrapporter, årsrapporter og retningslinjer og prosedyrer.

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke, og Mary John O'Hair, "Business Communication: A Framework for Success"

Rapporter kan utføre fire forskjellige, og noen ganger beslektede, funksjoner. De kan brukes som kontroller for å sikre at alle avdelinger fungerer som de skal, for å gi informasjon, for å gi en analyse og for å overtale andre til å handle. "

Shirley Kuiper og Dorinda Clippinger, "Contemporary Business Reports"

"Effektive rapporter forstås av leseren slik skribenten hadde til hensikt, og de påvirker leseren til å oppføre seg som forfatteren ønsket. Forfatterens mål blir mest sannsynlig oppnådd hvis de samsvarer med leserens behov og mål. En effektiv rapport er empatisk, nøyaktig, fullstendig, konsis, og klar. Fremfor alt presenterer en effektiv rapport informasjon etisk. "

Warren Buffet, forord til "En vanlig engelsk håndbok"

"Et uoriginalt, men nyttig tips: Skriv med en spesifikk person i tankene. Når jeg skriver Berkshire Hathaways årsrapport, later jeg som om jeg snakker med søstrene mine. Jeg har ingen problemer med å avbilde dem: selv om de er svært intelligente, er de ikke eksperter på regnskap eller finans. De vil forstå vanlig engelsk, men sjargong kan pusle dem. Målet mitt er ganske enkelt å gi dem den informasjonen jeg skulle ønske at de skulle gi meg hvis våre stillinger ble omgjort. For å lykkes trenger jeg ikke å være Shakespeare; Jeg må imidlertid ha et oppriktig ønske om å informere. "

John M. Lannon, "Teknisk kommunikasjon"

"I den profesjonelle verden er beslutningstakerne avhengige av to brede typer rapporter: Noen rapporter fokuserer først og fremst på informasjon ("hva vi gjør nå," "hva vi gjorde forrige måned," "hva kundeundersøkelsen fant," "hva som skjedde på avdelingsmøtet"). Men utover bare å gi informasjon, inkluderer mange rapporter også analyse ("hva denne informasjonen betyr for oss", "hvilke handlingsmåter som bør vurderes," "hva vi anbefaler og hvorfor").

"For hver lange (formelle) rapporter fører utallige korte (uformelle) rapporter til informerte beslutninger i saker så forskjellige som de mest komfortable kontorstolene å kjøpe til den beste rekruttere å ansette for ledelse trening. I motsetning til lange rapporter, krever de fleste korte rapporter ingen utvidet planlegging, er raskt utarbeidet, inneholder lite eller ingen bakgrunnsinformasjon, og har ingen for- eller sluttmateriale (tittelside, innholdsfortegnelse, ordliste, etc). Men til tross for deres knapphet, korte rapporter gir informasjonen og analysen som leserne trenger. "

Kuiper, Shirley. "Moderne forretningsrapporter." Dorinda Clippinger, 5. utgave, Cengage Learning, 6. februar 2012.

Lannon, John M. "Teknisk kommunikasjon." Laura J. Gurak, 14. utgave, Pearson, 14. januar 2017.

Office of Investor Education and Assistance. "En vanlig engelsk håndbok." U.S. Securities and Exchange Commission, august 1998, Washington, D.C.

O'Hair, Dan. "Bedriftskommunikasjon: et rammeverk for suksess." James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1. utgave, Cengage Learning, 7. april 2000.

Sharma. "Forretningskorrespondanse og rapportskriving." 5. utgave, Mc Graw Hill India, 1. juli 2017.