Hvordan formatere og skrive et enkelt forretningsbrev

Folk skriver forretningsbrev og e-post av en rekke årsaker som forespørsel om informasjon, for å gjennomføre transaksjoner, for å sikre ansettelser, og så videre. Effektiv forretningskorrespondanse skal være tydelig og kortfattet, respektfull i tone og formatert på riktig måte. Ved å dele opp et forretningsbrev i de grunnleggende komponentene, kan du lære å kommunisere effektivt og forbedre ferdighetene dine som forfatter.

Et typisk forretningsbrev inneholder tre seksjoner, en introduksjon, et organ og en konklusjon.

1. Introduksjonen: Innledningen indikerer hvem forfatteren tar opp. Hvis du skriver til noen du ikke kjenner eller bare har møtt kort, kan introduksjonen også være en kort grunn til hvorfor du skriver. Typisk er innledningen bare en setning eller to i lengden.
2. Kroppen: Bokstavteksten er der du oppgir virksomheten din. Denne delen kan være så kort som noen få setninger eller flere avsnitt. Det avhenger av detaljgraden som er nødvendig for å beskrive emnet.
3. Konklusjonen:
   instagram viewer
   Konklusjonen er den siste delen der du vil be om fremtidig handling. Dette kan være en sjanse til å snakke personlig, be om ytterligere informasjon eller gjennomføre en transaksjon. I likhet med introduksjonen, bør dette avsnittet ikke være mer enn en setning eller to, og må tydeliggjøre hva du ønsker fra personen som leser brevet ditt.

Tonen i introduksjonen avhenger av ditt forhold til brevmottakeren. Hvis du henvender deg til en nær venn eller en forretningskollega, kan du bruke fornavnet ditt akseptabelt. Men hvis du skriver til noen du ikke kjenner, er det best å adressere dem formelt i hilsenen. Hvis du ikke vet navnet på personen du skriver til, bruker du tittelen eller en generell adresseform.

Noen eksempler:

• Kjære personaldirektør
• Kjære Herr eller Fru
• Kjære Dr., Mr., Mrs., Ms. (Etternavn)
• Kjære Frank (bruk dette hvis personen er en nær forretningskontakt eller venn)

Å skrive til en bestemt person er alltid å foretrekke. Generelt sett, bruk Mr. når du henvender deg til menn og frk. For kvinner i hilsenen. Bruk bare tittelen lege for de som er i medisinfaget. Selv om du alltid bør begynne et forretningsbrev med ordet "Kjære", er det et alternativ for forretnings-e-postmeldinger, som er mindre formelle.

Hvis du skriver til noen du ikke kjenner eller bare har møtt i forbifarten, kan det være lurt å følge hilsenen ved å gi noen kontekster for hvorfor du kontakter den personen.

Noen eksempler:

• Med henvisning til reklamen din i Times ...
• Jeg følger opp telefonsamtalen vår i går.
• Takk for brevet ditt fra 5. mars.

De fleste av et forretningsbrev er inneholdt i kroppen. Det er her forfatteren oppgir årsaken til tilsvarende. For eksempel:

• jeg skriver til spørre om stillingen lagt ut i The Daily Mail.
• Jeg skriver for å bekrefte forsendelsesdetaljene på ordre nr. 2346.
• Jeg skriver for å be om unnskyldning for vanskene du opplevde forrige uke på avdelingen vår.

Når du har oppgitt den generelle årsaken til at du skriver forretningsbrevet ditt, bruker du kroppen for å gi ytterligere detaljer. For eksempel kan det hende du sender en klient viktige dokumenter for å signere, unnskylder kunden for dårlig service, ber om informasjon fra en kilde, eller av en eller annen grunn. Uansett grunn, husk å bruke språk som er høflig og høflig.

For eksempel:

• Jeg vil være takknemlig for å møte deg neste uke.
• Vil du muligens ha tid til a møte neste uke?
• Jeg vil være glad for å gi deg en omvisning på anlegget vårt den kommende måneden.
• Dessverre må vi utsette møtet til 1. juni.
• Vedlagt finner du en kopi av kontrakten. Vennligst signer der det er angitt.

Det er vanlig å inkludere noen avsluttende merknader etter at du har oppgitt virksomheten din i brevet. Dette er din mulighet til å forsterke forholdet ditt til mottakeren, og det burde bare være en setning.

• Kontakt oss igjen hvis vi kan hjelpe på noen måte.
• Hvis du har spørsmål, kan du ringe meg.
• Du kan også bruke stengingen for å be om eller tilby fremtidig kontakt med leseren.
• Jeg ser frem til å høre fra deg snart.
• Kontakt assistenten min for å avtale en avtale.

Det siste alle forretningsbrev trenger er en hilsen, der du sier farvel til leseren. Som med introduksjonen, hvordan du skriver hilsen vil avhenge av ditt forhold til mottakeren.

For klienter som du ikke er på fornavn med, bruk:

• Hilsen trofast (hvis du ikke vet navnet på personen du skriver til)
• Med vennlig hilsen (hvis du vet navnet på personen du skriver til.

Hvis du er på fornavn, bruker du:

• Beste ønsker, (hvis du er kjent)
• Med vennlig hilsen eller hilsen (hvis personen er en nær venn eller kontakt)

Eksempel på forretningsbrev