Et krav letteris a overbevisendebrev sendt av en kunde til en bedrift eller et byrå for å identifisere et problem med et produkt eller en tjeneste, og kan også omtales som et klagebrev.
Vanligvis åpnes (og lukkes noen ganger et kravbrev) med en forespørsel om justeringer, for eksempel refusjon, erstatning eller betaling for skader, selv om et hjertelig åpningsparagraf om transaksjonen eller produktet kan være foretrukket.
Som en metode for virksomhetsskriving, blir kravbrev sendt som en juridisk bindende form for kommunikasjon som kan tjene som bevis dersom et krav blir reist for retten. I de fleste tilfeller er det ikke nødvendig med opptreden i retten fordi virksomhetsmottakeren typisk trekker ut et svar i form av et justeringsbrev, som avgjør kravet.
Hovedelementer i et kravbrev
De fleste forretningsfolk og forskere er enige om at et grunnleggende kravbrev bør inneholde fire kjerneelementer: en klar forklaring på klagen, en forklaring på hvilken strid dette har forårsaket eller tapene som har blitt påført på grunn av det, en appell til ærlighet og rettferdighet og en uttalelse om hva du vil anse som en rettferdig justering i komme tilbake.
Nøyaktighet i forklaringen er avgjørende for at kravet blir avgjort raskt og effektivt, så en forfatterforfatter bør gi så mye detalj om mangelen på en produkt eller feilen i mottatt tjeneste, inkludert dato og klokkeslett, beløpet er kostnad og kvittering eller ordrenummer, og enhver annen detalj som hjelper deg med å definere nøyaktig hva som gikk feil.
Ubehaget denne feilen har forårsaket, og en appell til leserens menneskehet og medfølelse er like viktig for å få det forfatteren vil ha ut av påstanden. Dette gir leseren motivasjon til å handle på forfatterens forespørsel omgående for å rette opp situasjonen og opprettholde kunden som klient.
Som R.C. Krishna Mohan skriver i "Business Correspondence and Report Writing" det for å "sikre en rask og Tilfredsstillende svar skrives vanligvis et kravbrev til sjefen for enheten eller avdelingen som er ansvarlig for enheten feil."
Tips for et effektivt brev
Tonen i brevet bør holdes til et minst mulig forretningsnivå, om ikke forretningsformell, for å opprettholde en profesjonalitet i forespørselen. Videre bør forfatteren peke på klagen med den antagelse at forespørselen vil bli innvilget ved mottakelse.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar og David A. Thomas skriver i "Hvordan skrive førsteklasses forretningskorrespondanse" at du bør "komme med påstandene dine nøyaktig og taktfast," og at det er best å "unngå trusler, beskyldninger eller tilslørte hint om hva du vil gjøre hvis saken ikke blir løst omgående."
Vennlighet strekker seg langt i kundeservicens verden, så det er bedre å appellere til mottakerens menneskelighet angi hvordan problemet har påvirket deg personlig i stedet for å true med å boikotte selskapet eller baktale det Navn. Ulykker skjer og det blir gjort feil - det er ingen grunn til å være usivil.