Genealogikorrespondanse: Be om informasjon per post

Du finner ikke informasjonen på Internett og har ikke tid eller penger til å besøke tinghuset. Ikke noe problem! Hvis du bruker posttjenesten for å be om dokumenter, poster og annen informasjon om familien din, kan du spare timer på tiden din. Dødsannonser fra biblioteket, fødselsattester fra vitale postkontor, testamenter fra tinghuset, og ekteskap fra kirken er bare noen av de mange postene som er tilgjengelige via mail.

Trikset med å skaffe seg informasjon via post er å bli kjent med arkivene og arkivene i området der forfedrene dine bodde i. Spørsmål som du må stille før du ber om kopier på mail, inkluderer:

• Kan kopier av dokumenter sendes per post?
• Hvilke poster er tilgjengelige? I hvilke tidsperioder?
• Har postene blitt indeksert?
• Kan indekser for et bestemt etternavn fås via mail?
• Hva er kostnadene for å skaffe kopier?
• Er det en ekstra kostnad for å be om kopier på mail ved besøk på egen hånd?
• Hvilke betalingsmåter aksepteres?
• Kan forespørsler faxes eller sendes på e-post?
instagram viewer
• Er det nødvendig med en fullstendig sitering (nøyaktig navn, dato osv.), Eller kan det gjennomføres søk?
• Hva er gjennomsnittlig behandlingstid for slektsforespørsler?

For å gjøre det enklere å be om slektsregister per post, hjelper det først å få tilgang til publiserte indekser. Indekser gjør det enkelt å finne etternavnet ditt, se etter andre mulige slektninger som bor i området og utforske mulige stavevarianter. De lar deg også enkelt be om spesifikke dokumenter med sitat på volum og side- eller sertifikatnummer. Mange fasiliteter har ikke ressurser til å foreta slektsforskning, men de fleste er glade for å tilby kopier av dokumenter når de får spesifikk kildeinformasjon hentet gjennom indeksen.

Mange landgjerninger, vitale poster, innvandringsregister og testamenter er indeksert og kan fås på mikrofilm gjennom din lokale Familiehistorisk senter eller online gjennom Family. Du kan også skrive direkte til anlegget (for eksempel et gjerningskontor) og be om kopier av indekser for et spesifikt etternavn eller tidsramme. Ikke alle depotene vil imidlertid tilby denne tjenesten.

Med mindre du planlegger å sende ut bare en enkelt forespørsel, er det nyttig å bruke et skjema, kalt en korrespondanselogg, til hjelpe deg med å holde oversikt over forespørslene du sender ut, svarene du mottar og informasjonen du har oppnådd. Bruk korrespondanseloggen for å registrere datoen for forespørselen din, navnet på personen eller arkivene du samsvarer med, og informasjonen du etterspør. Når du mottar et svar, må du notere datoen og mottatt informasjon.

Når du ber om informasjon og dokumenter på mail, må du holde forespørslene dine korte og oppdaterte. Forsøk ikke å be om mer enn en eller to poster per transaksjon med mindre du har sjekket på forhånd med personen som håndterer forespørselen din. Noen fasiliteter krever at hver enkelt forespørsel blir håndtert i en egen transaksjon, mens andre gjerne kopier to dusin dokumenter for deg. Inkluder betaling, hvis det er nødvendig, sammen med brevet ditt. Hvis betaling ikke er nødvendig, er det alltid hyggelig å tilby en donasjon. Spesielt biblioteker, slektssamfunn og kirker setter pris på denne gesten. Noen depoter kan sende deg en regning etter å ha mottatt den første forespørselen, basert på det faktiske antallet kopier som kreves av dokumentene du har bedt om. I de fleste tilfeller må du sende betaling før du mottar kopiene.

For de beste sjansene for å oppmuntre til et vellykket svar på dine forespørsler:

• Hold brevet kort og enkelt. Oppgi hvilken informasjon du trenger, og inkluder bare bakgrunnsinformasjonen som kan hjelpe noen å finne svaret på forespørselen din.
• Ta med stavemåter, kallenavn osv. som eventuelle poster kan bli funnet under.
• Ta alltid med en selvadressert, stemplet konvolutt (SASE)
• Inkluder navn og adresse på brevet, samt SASE
• Inkluder e-postadressen din og telefonnummeret med brevet ditt. Dette gjør at personen som behandler forespørselen din kan kontakte deg raskt hvis de har spørsmål.
• Vær høflig og høflig. "Vær så snill" og "takk" går langt.
• Korrekturles brevet ditt for grammatikk og stavemåte, og pass på at forespørselen din er lett å forstå, og at du har inkludert nøyaktige navn, datoer og steder.
• Oppbevar en kopi av brevet ditt, i det minste til du får svar, og noter det i korrespondanseloggen.

Mye av din slektsforskning kan gjennomføres med post så lenge du gjør leksene dine, er høflig og hensynsfull i all korrespondansen din, og holder godt oversikt over resultatene dine. God jakt!