Hva er et memorandum? Definisjon og eksempler

Et notat, mer kjent som en memo, er en kort melding eller post som brukes til intern kommunikasjon i en virksomhet. Når den primære formen for intern skriftlig kommunikasjon, har memorandums avtatt i bruk siden innføringen av e-post og andre former for elektronisk meldingstjenester; Imidlertid kan det å skrive klare notater sikkert tjene deg godt når du skriver interne forretnings-e-poster, fordi de ofte tjener samme formål.

Notater kan brukes til å raskt kommunisere med et bredt publikum noe kort, men viktig, for eksempel prosedyre endringer, prisstigninger, politiske tillegg, møteplaner, påminnelser for team eller sammendrag av avtalevilkår, for eksempel.

Kommunikasjonsstrateg Barbara Diggs-Brown sier at et effektivt memo er "kort, konsis, veldig organisert, og aldri sent. Den bør forutse og svare på alle spørsmål som en leser kan ha. Det gir aldri unødvendig eller forvirrende informasjon. "

Vær tydelig, vær fokusert, vær kort, men fullstendig. Ta en profesjonell tone og skriv som om verden kunne lese den - det vil si ikke inkluder informasjon det er for følsomt for alle å se, spesielt i denne alderen med kopiering og liming eller "klikk og framover."

Begynn med det grunnleggende: til hvem artikkel adresseres, datoen og emnelinjen. Start delen av notatet med et klart formål, oppgi hva du trenger leserne å vite, og avslutt med det du trenger leserne å gjøre, om nødvendig. Husk at ansatte bare kan skumme over notatet ved mottakelse, så bruk korte avsnitt, underhoder og hvor du kan bruke lister. Dette er "inngangspunkter" for øyet, slik at leseren lett kan henvise tilbake til den delen av notatet som han eller hun trenger.

Ikke glem å gjøre det korrekturlese. Å lese høyt kan hjelpe deg med å finne bortkomne ord, repetisjon og vanskelige setninger.

Her er et eksempel på et internt notat fra et fiktivt forlag som informerer ansatte om kommende tidsplanendringer på grunn av en Thanksgiving-ferie. Produksjonen kunne også ha sendt separate notater til separate avdelinger, spesielt hvis det var mer detaljer som hver avdeling trengte, og som ikke ville hatt tilknytning til de andre avdelingene.

Til: Alle ansatte

Fra: E.J. Smith, produksjonsleder

Dato: 1. november 2018

Emne: Thanksgiving Print Schedule Change

Produksjon vil minne alle om at Thanksgiving-ferien vil påvirke utskriftsfristene denne måneden. Eventuelle papirkopier som normalt vil gå ut til skriveren via UPS på en torsdag eller fredag ​​i løpet av uken, må gå ut innen 15:00. onsdag 21. november.

Annonsesalg og redaksjonelle avdelinger

• Forsikre deg om at alle som sender deg tekst eller bilder for publisering ikke skal være på ferie uken den 19.. Sett frister tidligere for alt som kommer utenfra.
• Vær oppmerksom på at interne fotografering og grafiske designere vil ha mer arbeid og mindre tid til å gjøre det, så rute arbeidet ditt til riktig avdeling tidligere enn normalt.
• Ikke send "rush" -arbeid senere enn 16. november. Eventuelle elementer med kort snuoperasjon som trengs, Thanksgiving-uken kan ikke garanteres å være fullført innen de tidligere fristene, og må gå gjennom planleggerens skrivebord for godkjenning før de blir tildelt. Vær tidlig i stedet.

Avdelinger for foto og grafikk

• Alle medlemmer av kunstavdeling vil få lov til å legge inn overtid i løpet av november etter behov for å håndtere knasende i starten av høytiden og de tidligere fristene.

På forhånd takk, alle, for din hjelp med å skaffe inn materialer så tidlig som mulig og hensynet ditt til produksjonsavdelingspersonalet.

Følgende er et fiktivt notat for å sette opp et møte med medlemmer av et team som skal tilbake fra et messe.

Til: Trade Show Team

Fra: C.C. Jones, markedsansvarlig

Dato: 10. juli 2018

Emne: Trade Show Return Meeting

Når du kommer tilbake til jobb fredag ​​20. juli fra messen, la oss planlegge et lunsjmøte på middagssalen i østfløyen for å se hvordan showet gikk. La oss planlegge å diskutere hva som fungerte bra og hva som ikke gjorde, for eksempel:

• Antall dager fremmøte
• Mengde og typer markedsføringsmateriell gitt
• Booth-skjermer
• Hvordan gaver ble mottatt
• Plasseringen av standen og trafikken til forskjellige tider av døgnet
• Det som vekket interesse for forbipasserende
• Boden bemanningsnivåer

Jeg vet at når du kommer tilbake fra et messe, har du en million ting å følge opp, så vi holder møtet i 90 minutter eller mindre. Vær forberedt på tilbakemeldinger og konstruktiv kritikk av markedsføringsaspektene ved showet. Eksisterende tilbakemeldinger fra kunder og nye kundeledere vil bli dekket i et eget møte med produkt- og salgsteam. Takk for arbeidet ditt på showet.

Diggs-Brown, Barbara. PR Styleguide. 3. utgave, Cengage Learning, 2012.