Mottakers viktige rolle i tydelig kommunikasjon

I kommunikasjonsprosess, "mottakeren" er lytteren, leseren eller observatøren - det vil si individet (eller gruppen av individer) som en melding er rettet til. Mottakeren kalles også "publikum"eller dekoder.

Personen som setter i gang en melding i kommunikasjonsprosessen kalles "avsender. "Enkelt sagt, en" effektiv "melding er en som mottas på den måten som avsenderen hadde til hensikt. Det kan oppstå problemer i begge ender som forhindrer den tiltenkte meldingen å komme gjennom til mottakeren.

For eksempel stiller Paige Bill et spørsmål muntlig. Meldingen reiser gjennom luften, "kanalen" til Bills ører. Han svarer. Paige er avsenderen, spørsmålet er meldingen, og Bill er mottakeren og gir Paige tilbakemelding ved å svare på spørsmålet.

Det finnes utallige områder og måter der problemer kan oppstå selv i denne korte utvekslingen. Hvis Paige hvisker, hører kanskje ikke Bill det. Kanskje hører han bare en del av det og svarer på et spørsmål som faktisk ikke ble stilt, og så er Paige forvirret. Kanskje det er bakgrunnsstøy, eller spørsmålet er ikke klart. Hvis Bill blir distrahert av noe og ikke tar hensyn, kan han savne noen av ordene og svare uhensiktsmessig - eller han savner kanskje spørsmålet helt slik at utvekslingen må begynne en gang til. Hvis han ikke ser på Paige når hun stiller spørsmålet, ville han savne ethvert kroppsspråk som vil gi subtekst til spørsmålet.

Hvis Paige sender en e-post eller tekstmelding til Bill, kan det oppstå problemer fordi Bill ikke har Paiges kroppsspråk eller tonetone å tolke, noe som kan legge til informasjon i meldingen. Autokorrektur kan ha satt inn feil i teksten, eller et manglende spørsmålstegn kan få et spørsmål til å virke som en påstand.

Dette er alle hindringer for effektiv kommunikasjon. Graden av effektivitet bestemmes av hvor mye av meldingen som forstås av mottakeren.

I boka, "Forretningskommunikasjon," forfattere Carol M. Lehman og Debbie D. DuFrene la det ut på denne måten:

"Mottakers oppgave er å tolke avsenderens melding, både verbal og ikke verbal, med så lite forvrengning som mulig. Prosessen med å tolke meldingen er kjent som dekoding. Fordi ord og nonverbale signaler har forskjellige betydninger for forskjellige mennesker, utallige problemer kan oppstå på dette tidspunktet i kommunikasjonsprosessen:

"Avsenderen koder utilstrekkelig den originale meldingen med ord som ikke er til stede i mottakerens ordforråd; tvetydige, ikke-spesifikke ideer; eller ikke-verbale signaler som distraherer mottakeren eller motsier den muntlige meldingen.

• Mottakeren blir skremt av avsenderens stilling eller autoritet, noe som resulterer i en spenning som forhindrer effektiv konsentrasjon om meldingen og unnlater å be om nødvendig avklaring.
• Mottakeren forhåndsdager emnet som for kjedelig eller vanskelig å forstå og prøver ikke å forstå meldingen.
• Mottakeren er nærsynt og mottakelig for nye og forskjellige ideer.

"Med det uendelige antall sammenbrudd som er mulig på hvert trinn i kommunikasjonsprosessen, er det virkelig et mirakel at effektiv kommunikasjon noen gang skjer."

Til og med miljøet eller mottakerens emosjonelle tilstand kan påvirke avkodingen av meldingen, for eksempel distraksjoner i rom, ubehag fra mottakerens side, eller stress eller angst som gjør at mottakeren kan sette inn undertekst som avsenderen ikke hadde tenkt. Kunnskap om sosiale eller kulturelle kontekster kan hindre mottakeren i å plukke opp signaler eller svare riktig. Relasjonelle kontekster kan også fargelegge en melding, ettersom meldinger fra nære venner kan mottas på en annen måte enn en melding fra en arbeidsleder.

Når det ikke er klart for avsenderen at forståelsen har oppstått fra mottakerens side, fortsetter kommunikasjonen, for eksempel gjennom oppfølging spørsmål fra begge parter, videre diskusjon eller avsender som gir eksempler, omformulering av informasjonen, eller andre måter å avklare for å få avsender og mottaker på den samme såkalte "bølgelengden." I en presentasjon kan avsenderen vise diagrammer eller bilder for å gjøre et poeng mer tydelig for publikum eller leser.

Jo flere signaler og kanaler mottakeren har og er åpne for å motta, er ofte bedre; for eksempel kan det være lett å misforstå tone eller undertekst i en e-post eller tekstmelding, mens den samme meldingen vil komme tydelig frem hvis mottakeren hører personens stemme eller snakker med dem ansiktet til ansikt.

I boka, "Planlegging, implementering og evaluering av målrettede kommunikasjonsprogrammer," forfattere Gary W. Selnow og William D. Crano bemerker at kroppsspråk og tone ikke bare er kommunikasjon på avsenderens side: "Tilbakemelding i den mellommenneskelige innstillingen gir en løpende redegjørelse for mottakerens mottak av en melding. Tydelige signaler som direkte spørsmål Vis hvor godt mottakeren behandler informasjonen. Men subtile indikatorer kan også gi informasjon. For eksempel gir en mottakers gjesp, stillhet når kommentarer forventes, eller uttrykk for kjedsomhet antyder at selektive eksponeringsporter kan være i drift. "

En mottaker kan også ha tone og undertekst i tilbakemeldingene som blir gitt til avsenderen, for eksempel å svare med sarkasme eller sinne, som kan bli savnet hvis tilbakemeldingene kun er tekst, men sannsynligvis ikke vil bli savnet hvis partene enten kan se eller høre hverandre eller både.