Referansehåndbok for post og tradisjonelle forkortelser

Det er tre forskjellige måter å skrive statlige navn på: Du kan stave dem ut i sin helhet, du kan bruke tradisjonelle forkortelser, eller du kan bruke postforkortelser. I de fleste tilfeller er postforkortelser passende og godt forstått. Det er imidlertid situasjoner der det er riktig å stave navn på staten. Avgjørelsen vil avhenge av konteksten til forfatteren din og av stilguiden du følger.

Som en generell regel er navnene av stater bør være spelt ute når de dukker opp i setninger men forkortet i andre sammenhenger. For eksempel:

• "Familien vår var blitt overført fra Endicott, New York, til Raleigh, North Carolina. Det var ordet som ble brukt av menneskene hos IBM, overført." (David Sedaris, "Naked", 1997)
• "Begge mennene er oppvokst i Midtvesten (Garfield i Ohio, Guiteau i Illinois) av en enslig, enkeforelder." (Sarah Vowell, "Assassination Vacation," 2005)

Denne regelen gjelder også hvis du skriver noe formelt og følger en stilguide, for eksempel Chicago Manual of Style, MLA Style, American Psychological Association Publications Manual (APA), eller Associated Press Style (AP).

I bibliografier, lister, diagrammer der plassen er overprimert, referanselister, fotnoter og sluttnoter, og i postadresser forkortes statlige navn vanligvis ved hjelp av postforkortelsen. Dette gjelder Chicago Manual of Style og Americanological Association Style (APA).

De to bokstaver, uten tidsperioder, forkortelser anbefalt av U.S. Postal Service (se "Postal Forkortelser "i diagrammet nedenfor) skal alltid brukes der en kode for soneforbedringsplan (ZIP) følger. Disse postforkortelsene kan også brukes i alle sammenhenger der forkortelser er passende.

Noen forfattere og redaktører foretrekker fremdeles å bruke de eldre formene for tilstandsforkortelser (se "Tradisjonelle forkortelser i tabellen nedenfor), selv om dette er sjelden. I 1987 byttet handelssekretæren til de mer brukte to-bokstavs postnummerforkortelsene. Hvis du følger eldre praksis, må du være konsekvent når du bruker de tradisjonelle forkortelsene, og husk at åtte stater (Alaska, Hawaii, Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas og Utah) er bare sjelden forkortet når du bruker den eldre (pre-postnummer) former.

Før 1963 var det ingen postnumre som ble brukt på post i USA, og det amerikanske postkontoret foretrakk at folk skrev ut navn på staten og territoriet for å unngå forvirring når det gjaldt sortering av post. På begynnelsen av 1800-tallet hadde den opprettet en standardisert liste over akseptable forkortelser, og oppdaterte den i 1874. Listen forble relativt uendret før postnumre ble introdusert.

Tillegg av syv ekstra tegn på en endelig adresselinje (postnummer pluss to mellomrom) nødvendiggjorde forkorting av tilstandsforkortelser til færre tegn. Postkontoret hadde som mål å passe den endelige adresselinjen til 23 tegn for å imøtekomme "store adresseringssystemer."

Til slutt, forente stater kan forkortes til OSS. når den brukes som en adjektiv, men i formell skriving skrives det vanligvis ut som en substantiv. Hvis du følger Chicago Manual, fjerner du periodene som skal bli OSS unntatt i bibliografi eller referanseoppføringer knyttet til amerikanske vedtekter, rettssaker og annen juridisk kontekstbruk, som beholder periodene. Hvis du følger APA eller AP, vil du holde periodene der også. MLA foretrekker å stave USA ut som et adjektiv eller et substantiv i løpende tekst.

Dette hendige diagrammet har både post og tradisjonelle forkortelser, for din referanse: