Definisjon og eksempler på meldinger om dårlige nyheter

I virksomhetsskriving, a dårlig nyheter er et brev, notat eller e-post som formidler negativ eller ubehagelig informasjon - informasjon som sannsynligvis vil skuffe, opprøre eller til og med sinne en leser. Det kalles også enindirekte melding eller a negativ melding.

Meldinger med dårlige nyheter inkluderer avslag (som svar på jobbsøknader, forespørsler om forfremmelse og lignende), negative evalueringer og kunngjøringer om policyendringer som ikke kommer leseren til gode.

En dårlig-nyhetsmelding begynner konvensjonelt med en nøytral eller positiv buffer uttalelse før du introduserer den negative eller ubehagelige informasjonen. Denne tilnærmingen kalles indirekte plan.

• "Det er mye, mye verre å motta dårlige nyheter gjennom det skrevne ordet, enn at noen bare forteller deg det, og jeg er sikker på at du forstår hvorfor. Når noen ganske enkelt forteller deg dårlige nyheter, hører du det en gang, og det er slutten på det. Men når dårlige nyheter er skrevet ned, enten i et brev eller i en avis eller på armen din i filtpenn, hver gang du leser det, føles det som om du mottar den dårlige nyheten igjen og igjen. "(Lemony Snicket,
  instagram viewer
  Pepperrot: bitre sannheter du ikke kan unngå. HarperCollins, 2007)

På vegne av medlemmene i Forsknings- og stipendkomiteen, takk for at du sendte inn en søknad til årets Forsknings- og stipendskonkurranse.

Jeg beklager å rapportere at tilskuddsforslaget ditt var blant dem som ikke ble godkjent for finansiering våren. Med reduksjonen i tilskuddsmidler forårsaket av kutt i budsjettet og det rekordmange antallet søknader, er jeg redd for at mange verdige forslag ikke kunne støttes.

Selv om du ikke fikk tilskudd i år, stoler jeg på at du vil fortsette å forfølge både interne og eksterne finansieringsmuligheter.

• "Innledende ledd i dårlig nyheter skal oppnå følgende mål: (1) gi en buffer for å dempe den dårlige nyheten som vil følge, (2) la mottakeren vite hva meldingen handler om uten å oppgi det åpenbare, og (3) tjene som en overgang til diskusjonen av grunner uten å avsløre den dårlige nyheten eller føre til at mottakeren forventer god nyheter. Hvis disse målene kan oppnås i en setning, kan den setningen være første ledd. "(Carol M. Lehman og Debbie D Dufrene, Forretningskommunikasjon, 15. utg. Thomson, 2008)

• "Gi den dårlige nyheten i meldingen. Oppgi det tydelig og konsist, og forklar årsakene kort og uten følelser. Unngå unnskyldninger; de svekker din forklaring eller stilling. Forsøk å legge inn den dårlige nyheten i en støttende, ikke aktuell setning i et avsnitt. Forsøk også å legge det inn i et underordnet klausul av en setning. Hensikten er ikke å skjule den dårlige nyheten, men å myke innvirkningen. "(Stuart Carl Smith og Philip K. Piele, Skolelederskap: Håndbok for fremragende læring i studenter. Corwin Press, 2006)

• "Lukkingen av en melding som inneholder negative nyheter, bør være høflig og nyttig. Formålet med stengingen er å opprettholde eller gjenoppbygge goodwill... Avslutningen skal ha en oppriktig tone. Unngå overbrukte lukkinger som Hvis du har spørsmål, ikke nøl med å ringe... Gi mottakeren et annet alternativ... Å presentere et annet alternativ forskyver vekt fra den negative nyheten til en positiv løsning. "(Thomas L. Midler, Bedriftskommunikasjon, 2. utg. South-Western Education, 2009)