Firmaets kredittkort Forklaring: Regnskapsprinsipper

Firmakredittkortseksjonen i en regnskapsprinsipper er en seksjon der du definerer hvem som har firmakredittkort og ansvar for belastningene du har pådratt deg. Nedenfor er et utvalg av denne delen av prosedyrene, som kan tilpasses din situasjon.

Ansatte kan få tilgang til et firmakredittkort der jobbenes art krever slik bruk. Firmakredittkort kan bare brukes til forretningsutgifter og kan ikke brukes til utgifter av personlig art. Eksempler på forretningsutgifter og fradrag kan være hjemmekontorutgifter, bilutgifter, utdanning og mer.

Det generelle formålet med en erklæring om retningslinjer og prosedyrer er å sikre at firmakredittkort blir brukt til passende formål og at det etableres tilstrekkelig kontroll for daglig bruk. En firmakredittpolicy gjelder alle ansatte som har kredittkort for bedriftsbruk og deres ledere.

Ansvaret i henhold til selskapets kredittkortpolicy varierer avhengig av personens rolle. For eksempel har individer et annet ansvar enn driftsledere og veiledere.

• personer holdingselskaps kredittkort er ansvarlige for:
  • Å bruke kortene bare til det tiltenkte formål
  • Beholde kvitteringer og gi forklaringer på alle selskapets kredittkorttransaksjoner
  • Innhenting av autorisasjon for kredittkortfakturaer
• Driftsledere / veiledere er ansvarlig for:
  • Begrense bruken av firmakredittkort til de ansatte som trenger kort for selskapets virksomhet
  • Gjennomgang og autorisasjon av kredittkortfakturaer som brukes av deres ansatte på rett tid for å unngå forsinkelser
  • Identifisere og be om kreditt- eller transaksjonsnivåer som kreves for individuelle kort
• en regnskapsavdeling er ansvarlig for:
  • Forsikre deg om at alle kredittkorttransaksjoner er godkjent
  • Behandler betalinger for kredittkortfakturaer på en rettidig basis for å unngå for sen betaling
  • Ordne kreditt- eller transaksjonsnivågrenser for individuelle kort

Det kan være noen generelle vilkår som er inkludert i en firmakredittkortpolicy for deg å være klar over. Her er fire vanlige uttrykk og uttrykk:

• Generelt kredittkort: Et kredittkort som kan brukes på flere virksomheter, som VISUM, American Express, eller MasterCard.
• Leverandørspesifikt kredittkort: Et kredittkort som bare kan brukes med en spesifikk leverandør, for eksempel et gasselskap eller et kontorforsyningsfirma.
• Kredittgrense: Det totale beløpet som kan belastes kredittkortet før transaksjoner blir avslått av kredittkortselskapet.
• Transaksjonsnivå-grense: Den totale verdien av enhver individuell transaksjon som kan belastes kortet eller typen transaksjon som kan belastes kortet. For eksempel vil noen gasselskaper tillate "bare gass" -kort, som nekter kreditt for andre diverse kjøp på bensinstasjonen.

Ansatte som bruker kredittkort for forretningsutgifter, må følge prosedyren gitt av selskapet. Vanligvis er følgende regler angitt i en selskapspolicy:

• Kredittkort skal bare brukes til selskapets krav. Der leverandøren har muligheten, vil kort eller transaksjoner bli kodet til enkeltansatte for et større anlegg på faktureringstidspunktet.
• Ansatte må beholde og innledende kvitteringer og merke formålet med utgiftene på baksiden av hver kvittering.
• Bruk av firmakredittkort for utgifter av personlig art av noe slag kan føre til disiplinære tiltak til og med oppsigelse. Det kan føre til at utgiftene blir trukket fra den ansattes neste lønnsjekk.

Sammen med å følge selskapets kredittkortprosedyre, må de ansatte også følge et sett regler for fakturaer, autorisasjoner og betalinger. Mens hvert selskap tilbyr sin egen unike policy, er følgende et eksempel på hva du generelt kan forvente:

• Den ansatte skal sende inn de tilsvarende kvitteringene sammen med en utgiftsrapport (ofte kalt kreditt) kortutgiftsrapport) til den aktuelle autoriserende veileder eller leder innen en uke etter påføring av kostnader. Faks eller skannede dokumenter er akseptable hvis den ansatte er på reise og ikke vil returnere til kontoret for å oppfylle en ukes frist, forutsatt at originale kvitteringer blir presentert ved retur fra reise.
• Gebyrer for varer der kvitteringen er feilplassert, må forklares for den autoriserende personen som må initialisere den spesifikke kostnaden og indikere "kvittering mangler" ved siden av.
• Den autoriserende veileder eller leder vil bekrefte at anklagene er berettigede og hensiktsmessige før du autoriserer fakturaen for betaling ved å merke "Ok til å betale" og signere kroppen til faktura.
• Den godkjente fakturaen skal videresendes til det aktuelle regnskapsavdeling for betaling.
• Deregnskapsavdeling skal bekrefte autorisasjonen og planlegge fakturaen for betaling i henhold til betingelsene i kredittkortkontrakten, og for å unngå unødvendige sene betalingskostnader.

Når de godtar et firmakredittkort, signerer og daterer de ansatte typisk en erklæring om policy og prosedyreavtale etter å ha gjennomgått det. Vanligvis inneholder avtalen informasjonen som er gitt ovenfor, og kan be om ditt kortnummer og utløpsdato på undertegningstidspunktet. Følgende er et eksempel på hva du finner på slutten av skjemaet:

Jeg har lest og forstått [firmanavn] Erklæring om retningslinjer og prosedyre for å ha et generelt kredittkort. Med dette skjemaet gir jeg tillatelse til at [firmanavn] holder tilbake (trekker) fra personlige gjenstander for lønnsjekk, uautoriserte utgifter og urapporterte utgifter påløpt av meg ved å bruke mitt generelle kredittkort.