Organiser dine digitale genealogibilder og -filer

Hvis du bruker en datamaskin i din slektsforskning - og hvem som ikke gjør det - så har du sannsynligvis en stor samling digitale forskningsfiler. Digitale bilder, lastet ned folketellingen poster eller testamenter, skannede dokumenter, e-postmeldinger... Hvis du er som meg, ender de imidlertid spredt i forskjellige mapper på datamaskinen din, til tross for din beste innsats. Dette kan virkelig komplisere saker når du trenger å finne et spesifikt bilde eller spore opp en e-post.

Som med alle organisasjonsprosjekter, er det flere forskjellige måter å organisere dine digitale slektsfiler på. Begynn med å tenke på hvordan du jobber og hvilke typer filer du samler i løpet av din slektsforskning.

Det er enklere å organisere digitale slektsfiler hvis du først får dem sortert etter type. Bruk litt tid på å søke i datafilene dine etter alt som er relatert til slektsforskning.

• Se i mappen Mine dokumenter (eller Dokumenter) og undermapper for tekstfiler, bilder, nedlastede filer og andre slektsdokumenter. Bruk filutforskeren (f.eks. Windows Utforsker, Finder) til å søke etter dokumenter ved hjelp av nøkkelord som etternavn, posttyper osv. Et antall gratis filsøkverktøy er også tilgjengelig som tilbyr ytterligere søkefunksjoner.
  instagram viewer
• Sjekk Mine bilder, eller annen mappe der du lagrer bildene dine, for digitale eller skannede bilder eller dokumenter. Du kan også søke ved å bruke vanlige bildefiltypene som .jpg, .png eller .tiff.
• Åpne slektsprogrammet ditt for å lære hvor det lagrer relaterte filer. De kan være i samme mappe som slektsprogrammet ditt (ofte under Program Files). Dette kan omfatte slektsgrensesnittfilen din, så vel som rapporter du har laget eller bilder eller dokumenter du har importert til ditt program.
• Hvis du har lastet ned noen filer, kan de være i en nedlastning eller lignende navn.
• Åpne e-postprogrammet ditt og søk også etter slektsrelaterte e-poster. Disse er ofte lettere å organisere hvis du kopierer og limer dem inn i et tekstbehandlingsdokument eller din slektsprogramvare.

Når du har funnet dine digitale slektsfiler, har du flere valg. Du kan velge å la dem ligge på de opprinnelige stedene og opprette en organisasjonslogg for å holde oversikt over filene, eller du kan kopiere eller flytte dem til et mer sentralt sted.

Hvis du foretrekker å legge filene dine på de originale stedene på datamaskinen, eller hvis du bare er den superorganiserte typen, kan det hende at en logg blir veien å gå. Dette er en enkel metode å vedlikeholde fordi du ikke virkelig trenger å bekymre deg for hvor ting havner på datamaskinen din - du noterer det bare. En digital fillogg hjelper med å forenkle prosessen med å lokalisere et bestemt fotografi, digitalisert dokument eller annen slektsfil.

Bruk tabellfunksjonen i tekstbehandlingsprogrammet ditt eller et regnearksprogram som Microsoft Excel for å lage en logg for slektsfilene dine. Ta med kolonner for følgende:

• filnavn (inkludert utvidelsen) og dato
• plassering på datamaskinen din
• en kort beskrivelse av filen
• navn på primærindivid (er) eller geografisk område (r) i filen
• fysisk plassering av originaldokumentet eller fotoet (hvis aktuelt).

Hvis du tar sikkerhetskopi av dine digitale filer til DVD, USB-stasjon eller andre digitale medier, må du inkludere navnet / nummeret på og den fysiske plasseringen til det mediet i filplasseringskolonnen.

Hvis en fillogg er for vanskelig for deg å følge med, eller ikke oppfyller alle dine behov, er en annen metode for å holde oversikt over dine digitale slektsfiler fysisk å organisere dem på datamaskinen din. Hvis du ikke allerede har en, oppretter du en mappe som heter Genealogi eller familieforskning for å inneholde alle dine slektsfiler. Jeg har min som en undermappe i Dokumenter-mappen (også sikkerhetskopiert til Dropbox-kontoen min). Under Genealogiemappen kan du opprette undermapper for steder og etternavn du forsker på. Hvis du bruker et bestemt fysisk arkiveringssystem, kan det være lurt å følge den samme organisasjonen på datamaskinen din. Hvis du har et stort antall filer under en bestemt mappe, kan du velge å opprette et annet nivå av undermapper organisert etter dato eller dokumenttype. For eksempel har jeg en mappe for OWENS-undersøkelsen. I denne mappen har jeg en undermappe for bilder og undermapper for hvert fylke hvor jeg forsker på denne familien. Innenfor fylkesmappene har jeg undermapper for posttyper, samt en hovedmappe "Forskning" der jeg opprettholder forskningsnotatene mine. Slektsmappen på datamaskinen din er også et bra sted å oppbevare en sikkerhetskopi av slektsgranskingsprogramvaren, selv om du også bør beholde en ekstra sikkerhetskopi offline.

Ved å holde slektsfilene dine et sentralt sted på datamaskinen din, gjør du det lettere å finne viktig forskning raskt. Det forenkler også sikkerhetskopiering av slektsfilene dine.

Et alternativ til gjør-det-selv-metoden er å bruke et program designet for å organisere datafiler.

Clooz
Et organisasjonsprogram designet spesielt for slektsforskere, Clooz faktureres som et "elektronisk arkivskap." Programvaren inkluderer maler for å legge inn informasjon fra en rekke standard slektsdokumenter som folketellingen, så vel som bilder, korrespondanse og annen slektsgranskning poster. Du kan importere og legge ved en digital kopi av originalfoto eller dokument til hver mal hvis du ønsker det. Rapporter kan genereres for å vise alle dokumenter som finnes i Clooz for en bestemt person eller posttype.

Programvare for fotoalbum
Hvis dine digitale bilder er spredt over datamaskinen din og på en samling DVDer eller eksterne stasjoner, en digital fotoorganisator som Adobe Photoshop Elements eller Google Photos kan komme til redde. Disse programmene skanner harddisken din og katalogiserer hvert bilde som finnes der. Noen har også muligheten til å katalogisere bilder som finnes på andre datamaskiner eller eksterne stasjoner. Organiseringen av disse bildene varierer fra program til program, men de fleste organiserer bildene etter dato. En "nøkkelord" -funksjon lar deg legge til "koder" til bildene dine - for eksempel et spesifikt etternavn, beliggenhet eller nøkkelord - for å gjøre dem enkle å finne når som helst. Fotografene mine fra gravsteinen, for eksempel, er merket med ordet "kirkegård", pluss navnet på den bestemte kirkegården, plasseringen av kirkegården og etternavn til den enkelte. Dette gir meg fire forskjellige måter å enkelt finne det samme bildet.

En siste metode for organisering av digitale filer er å importere dem alle til ditt slektsprogram. Bilder og digitaliserte dokumenter kan legges til mange slektstre programmer gjennom en utklippsbokfunksjon. Noen kan til og med festes som kilder. E-postmeldinger og tekstfiler kan kopieres og limes inn i notatfeltet for individene de gjelder. Dette systemet er fint hvis du har et lite familietre, men kan bli litt tungvint hvis du har et stort antall dokumenter og bilder som gjelder for mer enn én person.

Uansett hvilket organisasjonssystem du velger for datamaskinens slektsfilfiler, er trikset å bruke det konsekvent. Velg et system og hold deg til det, og du vil aldri ha problemer med å finne et dokument igjen. En siste fordel for digital genealogi - det hjelper til med å eliminere noe av papirrota!